Positions disponibles

Assistante administrative

Association des laboratoires régionaux de l’Est de l’Ontario (ALREO)

 

Autre

ID du poste : J0524-0082
Date d’affichage : Le 3 mai 2024
Date de fin d’affichage : Le 21 juin 2024
Titre du poste : Assistante administrative
Service : EORLA – Administration
Syndicat : non syndiqués
Type de poste : Permanent, temps plein
Numéro de poste(s) : 00114121
Code du poste : 190558
Site : Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario (CHEO)
Emplacement du poste : Ottawa, Ontario, Canada
Catégorie d’emploi : Administration / Travail de bureau
Nombre de postes : 1
ETC : 1.0
Échelle salariale : $59,426.25 – $68,347.50/année

Aperçu du poste

Fournir un soutien et des services administratifs, de coordination et de logistique pour le site CHEO de l’ALREO.

La fourchette d’embauche pour ce poste est comprise entre 59,426.25 $/an et 68,347.50 $/an.

Responsabilités:

Administration de bureau
• Assurer le premier point de contact pour les demandes de renseignements par téléphone et par courrier électronique – fournir des informations, orienter les appels et prendre les messages.
• Triage et suivi du courrier et des courriels entrants en vue d’y répondre et d’y donner suite.
• Photocopie, télécopie et numérise une série de documents et d’informations.
• Organiser les services de messagerie et de courrier; distribuer les documents aux agences extérieures.
• Préparer et distribuer les horaires du personnel (garde, rotation, vacances, enseignement), coder et saisir les données de temps et de présence.
• Établir des listes de distribution de courriels et de téléphones.

Coordination et planification
• Coordonne les dispositions prises pour les consultations, les comités (internes et externes), les réunions et autres événements – programmation, préparation et distribution des invitations, inscription, réservation des salles, organisation des conférences téléphoniques, prise en charge de l’équipement, de la restauration, des déplacements et de l’hébergement.
• Coordonner, collecter, assembler, télécharger et fournir des ordres du jour et des dossiers d’information – rapports, recherches, dossiers et documents d’information.
• Organiser des entretiens (recrutement, nominations) ; identifier, collecter et classer ou distribuer la documentation requise pour soutenir les processus.
• Répondre aux demandes d’informations ou de documents émanant de parties prenantes internes et externes.
• Assister aux réunions, rédiger et distribuer les procès-verbaux aux participants.
• Gérer et coordonner les calendriers – acceptation, hiérarchisation et mises à jour.

Finances
• Contrôler les stocks de fournitures de bureau et de fournitures spécialisées.
• Préparer les demandes d’achat et les bons de commande.
• Examine et prépare ou soumet les factures à des fins de paiement.
• Saisir les données pour les budgets, fournir des mises à jour des écarts, effectuer des transferts de fonds.

Documentation et rapports
• Préparer, mettre en forme et éditer une série de documents sous différentes formes (documents Word, feuilles de calcul, présentations) – notes de service, correspondance, rapports, matériel de formation, présentations, feuilles de calcul, conférences, affiches, manuscrits, politiques, procédures, demandes de recherche, processus d’accréditation.
• Créer ou aider à créer des formulaires et des modèles.
• Gérer des systèmes de suivi pour les documents et les produits livrables, tant sur papier que sous forme électronique.
• Gère les bases de données et les systèmes d’archivage, y compris la constitution des dossiers, la saisie des données, la validation des données et l’archivage.
• Effectuer des recherches sur Internet pour identifier et récupérer des informations, des rapports, des publications, etc. afin de soutenir la recherche et d’autres initiatives.

Communication et compétences interpersonnelles
• Assurer le premier point de contact et le service à la clientèle pour le triage, la fourniture de services et d’informations.
• Interagir avec un éventail de parties prenantes internes et externes en se concentrant sur la fourniture d’un soutien administratif et opérationnel et sur l’échange, la collecte et la diffusion d’informations.
• Expliquer, clarifier et échanger des informations sur les processus et les procédures.

Complexité et résolution de problèmes
• Hiérarchiser la charge de travail en cas de demandes concurrentes et de délais imprévus.
• Trier les appels téléphoniques entrants, les courriels et les visiteurs en personne lorsque les solutions ne sont pas toujours connues.
• Procède à l’identification, à la consolidation et à l’établissement de rapports sur les données – s’assure de l’exactitude et de la validité du codage.
• Apporte des idées et des suggestions pour améliorer les processus de travail et la productivité.

Responsabilité et prise de décision
• Déterminer l’ordre des priorités de travail afin de respecter les délais prévus.
• Vérifie l’exactitude des informations avant la saisie des données (par exemple, temps de travail et de présence) et assure le suivi nécessaire.

Rotation/Quarts de travail

De jour, quarts de 8 heures. À titre d’information seulement – L’ALREO se reserve le droit de modifier.

Exigences pré-requis

• Diplôme d’études supérieures en administration de bureau;
• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction de soutien administratif;
• Connaissance et expérience des pratiques d’administration de bureau, y compris la gestion du temps, la gestion des documents, la programmation, les procès-verbaux/transcriptions, le soutien financier et le service à la clientèle;
• Connaissance et expérience du matériel de bureau (ordinateurs, photocopieurs, scanners);
• Bien organisé, avec des compétences avérées en gestion du temps et une capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois;
• Expérience avérée de la prise de procès-verbaux;
• Maîtrise des applications Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams);
• Excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles;
• Solides compétences en matière de résolution de problèmes et de conflits.

À titre de condition pré-emploi, tout nouvel employé de l’ALREO doit soumettre un rapport de vérification d’antécédents criminels conforme, et daté de moins de six (6) mois à compter de la date d’émission.

*Politique de vaccination obligatoire*
Selon la politique de vaccination COVID-19 de l’ALREO, si vous êtes retenu dans le processus de sélection, une offre d’emploi sera conditionnelle à la présentation d’un document émis par le gouvernement confirmant que vous avez été complètement vacciné avec un vaccin approuvé au Canada. Toute personne qui ne peut pas être vaccinée pour des raisons médicales ou pour d’autres motifs reconnus par le Code des droits de la personne peut demander un accommodement.

Veuillez noter qu’en ce qui concerne la pandémie de COVID-19, la position de la Commission ontarienne des droits de la personne (CODP) est qu’une croyance singulière ou une préférence personnelle contre les vaccins et/ou les masques n’est pas protégée pour des raisons de croyance en vertu du Code.

Qualifications souhaitables

• Le bilinguisme serait un atout.

Équité en matière d’emploi

À l’Association des laboratoires régionaux de l’Est de l’Ontario (ALREO), nous nous engageons à favoriser un milieu de travail accessible, où tous les employés et candidats se sentent respectés. Nous adhérons au principe d’adaptation en milieu de travail. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation, à n’importe quelle étape du processus de recrutement et par la suite, veuillez en aviser un membre de l’équipe des ressources humaines et il nous fera plaisir de collaborer avec vous afin de répondre à vos besoins.

Comment postuler

Pour postuler, envoyez votre demande d’emploi au plus tard à 23 h 59 (heure normale de l’Est) le jour de la date de clôture. Pour nous aider à déterminer si vous avez les exigences requises, veuillez fournir tous les renseignements nécessaires. Autrement, votre candidature sera rejetée. Nous remercions tous les candidats qui présentent une demande, mais seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Merci de votre collaboration.


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