Aperçu du poste

La fourchette d’embauche pour ce poste est comprise entre 105 836,25 et 121 705,35 dollars.

Le titulaire de ce poste fournit des avis, des orientations, un soutien à la gestion et des conseils de haut niveau sur diverses initiatives et domaines d’activité clés, notamment en ce qui concerne la planification stratégique et opérationnelle, l’affectation des ressources, le suivi de l’utilisation, les initiatives en matière de qualité et les responsabilités de l’entreprise, y compris les questions juridiques et de ressources humaines.

Le chef d’entreprise est également responsable de la gestion des bureaux et des projets pour le bureau du chef des opérations, du vice-président chargé des finances et de l’administration et du vice-président chargé des ressources humaines, de la gestion des aspects financiers du bureau et du soutien aux subordonnés du portefeuille, le cas échéant. Il anticipe également les besoins des différents programmes relevant des cadres supérieurs et collabore avec la direction pour élaborer des stratégies visant à répondre à ces besoins.

Les responsabilités sont les suivantes:
Gestion des bureaux exécutifs
• Identifier de manière proactive les questions stratégiques, politiques et opérationnelles et préparer, par la consultation, l’analyse et les actions recommandées.
• Gérer les dossiers et les activités directement liés au portefeuille et au bureau du vice-président exécutif et diffuser les mesures à prendre auprès des responsables du portefeuille, en veillant à ce que les délais soient respectés.
• Identifier les besoins de communication du bureau, élaborer les plans et produits de communication nécessaires pour le public cible, en interne et en externe.
• Établir des rapports mensuels et annuels pour permettre le suivi du budget, des indicateurs de performance et des risques.
• Développer et gérer les communications, y compris les courriels, les communications, les lettres au personnel, les forums ouverts, les LDI et les initiatives spéciales.

Gestion et coordination du projet
• Création d’une documentation standardisée concernant le projet et sa portée, à distribuer aux parties prenantes impliquées dans le projet et par celles-ci.
• Gestion et création de points d’action et de registres de problèmes, y compris l’attribution d’actions et le suivi des missions déléguées.
• Cartographie des processus, analyse FMEA et analyse des lacunes.
• Communication et intégration des différentes parties prenantes à tous les niveaux de l’organisation afin de garantir l’adhésion au projet à tous les niveaux.
• Développer des systèmes de suivi appropriés afin d’identifier et d’examiner les problèmes.
• Créer et distribuer les ordres du jour et les dossiers de réunion au comité et aux membres de l’équipe.
• Suivre les données/informations sur les tendances de divers projets afin de garantir la validité des données et le suivi des données aberrantes.
• Fixer des jalons et surveiller les étapes clés de l’avancement du projet afin de s’assurer que l’ensemble du projet est livré dans les délais impartis.
• Effectuer des recherches et contribuer à l’évaluation des meilleures pratiques en recherchant et en organisant des visites d’étalonnage ou des conférences téléphoniques avec les organisations appropriées.
• Créer des questions et des feuilles de travail relatives à la gestion du changement pour le démarrage et l’état d’avancement des projets.
• Assurer la liaison avec les différentes parties prenantes concernant le projet à différents moments.
• Coordonner, conseiller et mettre en œuvre des projets spéciaux liés à l’amélioration de la qualité.
• Effectuer des recherches sur divers aspects des projets afin d’être en mesure de conseiller les différents agents et participants aux projets.
• Assurer la liaison avec les différentes équipes de projet en veillant à ce que les lignes de communication restent ouvertes et inclusives.
• Rédiger et mettre en œuvre des plans de communication et des notes d’information pour divers projets afin de faire part des progrès réalisés à l’organisation et d’obtenir son approbation.
• Organiser des conférences et des événements pour diverses initiatives et lancements au sein de l’organisation.
• Animer des comités.

Finances et analyse des ressources
• Examiner régulièrement le budget des bureaux exécutifs.
• Gérer les comptes pour s’assurer que les frais de voyage, les achats de fournitures de bureau, les frais d’éducation et les autres frais restent dans les limites du budget alloué.
• Analyse des dépenses actuelles et création et gestion de projections pour les dépenses et l’utilisation futures.
• Fournir des conseils et des recommandations pour les dépenses futures sur la base des schémas d’utilisation.
• Participer aux examens financiers réguliers de l’ensemble du département afin de s’assurer que les budgets sont exacts et que les schémas d’utilisation et de dépenses sont corrects.

Rotation/Quarts de travail

De jour, quarts de 8 heures (08:00-16:00). À titre d’information seulement – L’ALREO se reserve le droit de modifier.

Exigences pré-requis

• Diplôme de premier cycle de 4 ans en administration des affaires ou de la santé, ou dans un domaine connexe;
• 5 à 7 ans d’expérience dans ce domaine, de préférence dans le secteur des soins de santé;
• Expérience de la préparation et de la présentation d’exposés, de la rédaction de rapports et de notes d’information à l’intention de la direction générale, ainsi que de la mise en œuvre et de l’évaluation de plans d’entreprise;
• Capacité à effectuer des recherches et à élaborer des soumissions, des analyses de rentabilité, des notes d’information et des présentations;
• Connaissance de la comptabilité et des statistiques;
• Capacité à mettre en œuvre, à faciliter et à conduire le changement;
• Maîtrise avancée des applications informatiques : Microsoft Office Suite, Oracle, Oracle Business Intelligence, HRIS;
• Capacité à gérer des situations difficiles et des crises;
• Capacité à proposer des améliorations de processus et des initiatives à valeur ajoutée;
• Solide connaissance des principes de budgétisation et de gestion financière dans le secteur public;
• Capacité à gérer et à coordonner les bureaux des équipes de direction;
• Solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps;
• Capacité à utiliser les outils des systèmes financiers pour examiner et analyser les indicateurs de performance;
• Solides compétences écrites, orales et en matière de collaboration;
• Capacité à identifier les tendances dans les données, à analyser les causes profondes et à appliquer des compétences en matière de résolution de problèmes pour proposer des solutions de manière efficace et efficiente;
• Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de gestion du personnel, avec la capacité d’établir des relations solides avec les parties prenantes de l’entreprise à tous les niveaux;
• Capacité à préparer et à analyser les états financiers et les données relatives aux indicateurs de performance de l’entreprise, y compris la production de représentations graphiques.

À titre de condition pré-emploi, le candidat retenu doit soumettre un rapport de vérification d’antécédents judiciaires dans le secteur vulnérable, et daté de moins de six (6) mois à compter de la date d’émission.

*Politique de vaccination obligatoire*
Selon la politique de vaccination COVID-19 de l’ALREO, si vous êtes retenu dans le processus de sélection, une offre d’emploi sera conditionnelle à la présentation d’un document émis par le gouvernement confirmant que vous avez été complètement vacciné avec un vaccin approuvé au Canada. Toute personne qui ne peut pas être vaccinée pour des raisons médicales ou pour d’autres motifs reconnus par le Code des droits de la personne peut demander un accommodement.

Veuillez noter qu’en ce qui concerne la pandémie de COVID-19, la position de la Commission ontarienne des droits de la personne (CODP) est qu’une croyance singulière ou une préférence personnelle contre les vaccins et/ou les masques n’est pas protégée pour des raisons de croyance en vertu du Code.

Qualifications souhaitables

• Maîtrise en administration des affaires ou de la santé, ou dans un domaine connexe;
• Le bilinguisme (français et anglais) est un atout.

Équité en matière d’emploi

À l’Association des laboratoires régionaux de l’Est de l’Ontario (ALREO), nous nous engageons à favoriser un milieu de travail accessible, où tous les employés et candidats se sentent respectés. Nous adhérons au principe d’adaptation en milieu de travail. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation, à n’importe quelle étape du processus de recrutement et par la suite, veuillez en aviser un membre de l’équipe des ressources humaines et il nous fera plaisir de collaborer avec vous afin de répondre à vos besoins.

Comment postuler

Pour postuler, envoyez votre demande d’emploi au plus tard à 23 h 59 (heure normale de l’Est) le jour de la date de clôture. Pour nous aider à déterminer si vous avez les exigences requises, veuillez fournir tous les renseignements nécessaires. Autrement, votre candidature sera rejetée. Nous remercions tous les candidats qui présentent une demande, mais seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Merci de votre collaboration.