Description

POSITION SUMMARY

As a key member of the Centre’s team, the Contracts Officer will assist the Centre’s programs and services in the coordination of its distributed funds and contracts.

MAIN RESPONSIBILITIES

Characteristic responsibilities include:

•  Coordinates the distributed funds schedule of events, including correspondence and announcements, contract term start and end dates, report deliverables, accounting/financial reports, financial reporting deadlines, etc.
•  Revises existing and/or develops new Centre templates for corporate contracts and amendments.
•  Coordinates corporate contract development and internal review/approval processes (including amendments).
•  Adapts Centre policies and processes around use of corporate contracts and distributed funds.
•  Responds to all corporate contract and distributed funds inquiries submitted via email, telephone and or the Centre’s website.
•  Corresponds regularly with consultants/contractors, distributed fund recipients and executive officers of organizations.
•  Manages all data that is entered and maintained in the Centre’s web-based database for the distributed funds and contracts.
•  Prepares contract and service agreements and other confidential documentation.
•  Prepares draft statements of work, deliverable schedules, work plans and budgets for all successful corporate contracts for approval by the appropriate Director.
•  Manages all paper and filing (electronic and hard copy files) for corporate contracts and distributed funds; tracks all correspondence in the database.
•  Generates cheque requisitions and cover letters for corporate contracts and distributed fund payments and provides a copy to the Centre’s financial clerk.
•  Monitors deliverables for consultants/contractors and current funded participants and ensures that all outstanding deliverables are received prior to releasing any new funds (e.g., interim and final reports, accounting summary reports).
•  Reports monthly to appropriate Director on the status of relevant corporate contracts; prepares quarterly reports for all Directors on status of all corporate contracts. Flags any errors or concerns and reports these to the appropriate Director.
•  Creates contracts and distributed funds payment schedules, monitors individual budgets and advises the appropriate Director of budget revision requests.
•  Creates workflows in the web-based database that will trigger payment due dates; works collaboratively with CHEO Finance, Centre’s financial clerk and appropriate Director.
•  Documents, updates, and revises all processes and workflows for the corporate contracts and distributed funds.
•  Coordinates processes related to facilities management (e.g. maintain and update building access privileges; coordinate Internal Response Team meetings).
•  Contributes to the evaluation and improvement of the processes and outcomes of contracting and partnerships.
•  Maintain awareness of activities and maintain liaison with a variety of work-related contacts both at the Centre and externally.
•  Establishes, develops and maintains various internal office support systems such as electronic databases, tracking systems, filing systems.
•  Performs work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.
•  Performs other related duties as assigned by the Manager, Planning and Performance

QUALIFICATIONS

 

•  Criminal Record Check (Essential)
•  College Diploma, preferably in granting and/or office administration (Essential)
•  A minimum of 1 year contract administration with strong knowledge of CHEO procurement regulations (Preferred)
•  Comprehensive use of computer software and web-based technology (Essential)
•  Experience with project management (Essential)
•  Demonstrated strong organizational and prioritizing, time management skills (Essential)
•  Demonstrated ability to show initiative (Essential)
•  Demonstrated superior interpersonal/communication skills, ability to multi-task and to work to meet deadlines (Essential)
•  Bilingualism (French/English) (Preferred)

* Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America , (LiUNA 3000).

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at jobs@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Le ou la titulaire est un membre crucial de l’équipe du Centre. Il ou elle aidera les programmes et les services du Centre avec la coordination de ses fonds distribués et des contrats.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

 

•  Coordonner les événements liés aux fonds distribués, ce qui comprend, la correspondance et les annonces liées au financement, les dates de commencement et de fin des financements, les rapports sur les résultats attendus, les rapports comptables et financiers, les dates de remise des rapports financiers, etc.
•  Réviser ou créer des modèles de contrats et d’amendement des contrats pour le Centre.
•  Coordonner la préparation des contrats et réviser et approuver les processus internes (ce qui comprend les amendements).
•  Adapter les politiques et les processus du Centre à l’usage des contrats et des fonds distribués.
•  Répondre aux demandes de renseignements sur tous les contrats et les fonds distribués par courriel, par téléphone ou au site Web du Centre.
•  Correspondre régulièrement avec les consultants et les entrepreneurs, avec les récipiendaires des fonds distribués et avec les dirigeants d’organismes.
•  Gérer toutes les données saisies et tenues dans la base de données Internet du Centre sur les fonds distribués et sur les contrats.
•  Préparer les contrats, les ententes de services et autres documents confidentiels.
•  Préparer la version préliminaire d’énoncés de travail, l’horaire des résultats attendus, les plans de travail et les budgets pour tous les contrats de l’organisme, puis les faire approuver par les directeurs qui s’en chargent.
•  Gérer tous les documents (papier et électroniques) des contrats et des fonds distribués de l’organisme et suivre toutes les lettres qui s’y rapportent dans la base de données.
•  Produire des demandes de chèques et des lettres d’accompagnement sur les contrats et sur les fonds distribués de l’organisme et en remettre copie au préposé ou à la préposée aux finances du Centre.
•  Surveiller les résultats attendus des consultants et des entrepreneurs ainsi que des participants aux fonds distribués et veiller à ce qu’ils aient livré tous les résultats attendus avant de leur verser de nouveaux fonds (p. ex. rapports d’étape ou rapports finals, sommaires comptables).
•  Envoyer chaque mois un rapport aux directeurs sur le statut des contrats dont ils s’occupent; préparer pour tous les directeurs des rapports d’étape trimestriels sur tous les contrats de l’organisme; signaler toutes erreurs ou préoccupations aux directeurs concernés.
•  Produire des échéanciers de paiement pour les contrats et pour les fonds distribués, surveiller les différents budgets et signaler les demandes de révision des budgets aux directeurs qu’ils concernent.
•  Dans la base de données en ligne, créer des acheminements du travail pour signaler les dates de paiement; collaborer avec le Service des finances de CHEO, avec le préposé ou la préposée aux finances du Centre et avec les différents directeurs.
•  Documenter, mettre à jour et réviser tous les processus et les acheminements du travail des contrats et des fonds distribués du Centre.
•  Coordonner les processus liés à la gestion des installations (par exemple, maintenir et mettre à jour les privilèges d’accès aux bâtiments; coordonner les réunions de l’équipe d’intervention interne).
•  Collaborer à l’évaluation et à l’amélioration des processus et des résultats attendus des contractants et des partenaires.
•  Se tenir au courant des activités et établir des liens avec diverses personnes-ressources au Centre et à l’extérieur.
•  Établir, développer et entretenir divers systèmes internes de soutien du bureau tels que des bases de données, des systèmes de suivi, des systèmes de classement des dossiers.
•  Accomplir le travail conformément à la Loi sur la santé et la sécurité au travail et à son Règlement ainsi qu’à toutes les politiques et procédures de CHEO et de ses services en matière de santé et de sécurité au travail.
•  Effectuer d’autres tâches connexes à la demande du gestionnaire de, planification et rendement.

QUALIFICATIONS

 

•  Vérification du casier judiciaire (Essentiel)
•  Diplôme collégial, de préférence dans le domaine de la passation de marchés ou de l’administration de bureau (Essentiel)
•  Expérience d’au moins un an en administration de contrats et connaissance approfondie des règles d’approvisionnement de CHEO (Préférable)
•  Connaissance pratique approfondie des logiciels informatiques et de la technologie d’Internet (Essentiel)
•  Expérience en gestion de projets (Essentiel)
•  Solides capacités d’organisation, d’établissement de priorités et de gestion du temps (Essentiel)
•  Sens manifeste de l’initiative (Essentiel)
•  Excellent entregent et capacités manifestes d’accomplir plusieurs tâches simultanément et de respecter les délais (Essentiel)
•  Bilinguisme (français et anglais) (Préférable)

* Veuillez noter vous serez représenté par le syndicat La Fédération Ontarienne Des Travailleurs De La Santé, LIUNA Local 3000.

CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous sommes engagés à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifiés.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à jobs@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées à une entrevue.

 

Veuillez vous connecter à l’aide de votre compte courriel et de votre mot de passe pour postuler à un emploi. Si vous n’avez pas encore de compte, veuillez cliquer sur le lien intitulé «Vous n’avez pas encore de compte?» que vous trouverez à la page d’ouverture de session. Veuillez noter que tous les candidats devront créer un compte afin de pouvoir postuler à des emplois.