Description

POSITION SUMMARY

The Administrative Assistant, Clinical is responsible for providing administrative support to a division chief, division, medical/clinical team and/or clinical program

RESPONSIBILITIES

• Providing administrative support to their assigned division chief, medical staff, clinical program and clinical program staff (RNs, NPs etc), including calendar management, minute taking, correspondence, etc.
• Maintaining calendar and schedule meetings, appointments and/or events; prepare necessary documentation for meetings, appointments and/or events; reschedule meetings, appointments or events based on availability to avoid conflict with competing and changing priorities for the division chief
• Maintaining awareness of clinical programs and activities within the division in order to receive, prioritize and professionally respond to and direct queries from patients/families and other stakeholders (those requiring reports etc)
• Supporting the division with human resources processes for new CHEO staff and medical staff including recruitment, hiring, orientation, onboarding, workstation/office setup, hospital privilege application and renewal. Collaborating with the University when appropriate.
• Preparing on-call schedules for the medical staff
• Setting up schedule for training, testing, interviews and onboarding for residents, fellows, medical students etc.; compiling evaluations
• Submitting required information to support physician billing (if applicable)
• Establishing, developing and maintaining various internal office support systems such as electronic databases, tracking systems, filing systems, monthly reports, processing mail, confidential files and BF systems
• Preparing annual divisional/program summary reports
• Inputting information provided by medical staff into their respective CVs
• Making arrangements for meetings such as scheduling use of board and conference rooms, arranging or confirming attendance, preparing material and coordinating catering.
• Making travel and hotel arrangements for staff and out-of-town visitors.
• Prioritizing incoming mail and documents and distributing appropriately.
• Photocopying, collating, faxing and distributing documents.
• Proofreading documents for grammar and spelling.
• Typing, transcribing dictated correspondence and formatting electronically based reports and correspondence; preparing spreadsheets; preparing documents for review.
• Performing financial clerical functions such as billing, reconciling accounts, providing month end reports, monitoring, tracking and/or processing expenses related to travel claims, invoices, requisitions, deposits, receipts, enrichment fund reimbursements, etc.
• Participating in the planning of special events by booking venue, scheduling speakers, ordering catering, audio visual equipment, registration, etc.
• Maintaining both electronic and paper filing systems
• Taking on special projects as assigned by the division chief including coordinating activities, organizing functions, preparing reports etc.
• Ordering supplies as required.
• Performing other duties as assigned.

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check (Essential)
• Diploma in relevant field (Essential)
• Approximately 12 months of related experience (Essential)
• Knowledge of medical terminology (Preferred)
• Clinical terminology proficiency (Essential)
• Bilingualism (English and French) (Preferred)
• Sound judgement, the ability to prioritize and adjust as required; (Essential)
• Ability to anticipate needs, as well as plan and prioritize work. (Essential)
• Ability to take initiative and work independently with minimal direction. (Essential)
• Ability to multi-task and complete tasks in a timely fashion; (Essential)
• Strong organizational skills (Essential)
• Detail-oriented (Essential)
• Discretion and a high degree of confidentiality; (Essential)
• Professional, effective, concise communication (both oral and written); (Essential)
• Comprehensive use of MS Office including word processing, spreadsheet, presentation, email; (Essential)
• Use of a voicemail system, photocopier, multi-use fax machine. (Essential)

* Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic requirements.

* Please note you will be represented by the Ontario Federation Healthcare Workers – Laborers International Union of North America , (OFHCW-LiUNA).

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at jobs@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.

 

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Le ou la titulaire est responsable de fournir du soutien administratif au chef de la division, à la division, à l’équipe médicale et clinique ainsi qu’au programme clinique.

RESPONSABILITÉS

• Fournir du soutien administratif au chef de la division, au personnel médical ainsi qu’au programme clinique et à son personnel (Inf. aut., IP, etc.), notamment en gérant le calendrier, en prenant des notes pour les procès-verbaux et en rédigeant la correspondance, etc.
• Tenir les calendriers et organiser des réunions, des rendez-vous et des événements; préparer la documentation requise pour les réunions, pour les rendez-vous et pour les événements; remettre la date de réunions, de rendez-vous et d’événements en fonction des disponibilités et pour éviter tout conflit et changement des priorités du chef de la division.
• Se tenir au courant des programmes et des activités cliniques de la division afin de recevoir les demandes de renseignements des patients et de leurs familles ainsi que des intervenants (personnes qui ont besoin de rapports, etc.), les prioriser et y répondre de manière professionnelle.
• Soutenir la division en gérant les processus de ressources humaines des nouveaux employés et médecins de CHEO; il faut pour cela gérer le recrutement, l’embauche, l’orientation, l’accueil et l’intégration, l’installation des postes de travail et des bureaux, faire des demandes de privilèges de l’Hôpital et les renouveler. Collaborer avec l’Université au besoin.
• Préparer les horaires de garde du personnel médical.
• Établir les calendriers de formation, de tests, d’entrevues et d’accueil des résidents, des boursiers de recherche, des étudiants en médecine, etc. Compiler les évaluations.
• Soumettre au besoin les renseignements nécessaires au processus de facturation des médecins.
• Établir, développer et tenir divers systèmes électroniques de soutien administratif à l’interne comme des bases de données, des systèmes de traçage, des systèmes de classement, des rapports mensuels, le traitement du courrier, les dossiers confidentiels et les systèmes de rappel.
• Préparer les rapports sommaires annuels pour la division et pour le programme.
• Insérer les renseignements fournis par les membres du personnel médical dans leurs curriculum vitae.
• Organiser la logistique des réunions, notamment réserver les salles de conférence, confirmer les présences, préparer la documentation et coordonner les services de traiteur.
• Faire les réservations nécessaires pour les déplacements du personnel et des visiteurs de l’extérieur.
• Classer le courrier reçu par ordre de priorité et le distribuer adéquatement.
• Photocopier, agrafer, télécopier et distribuer des documents.
• Relire des documents pour en vérifier la grammaire et l’orthographe.
• Dactylographier et transcrire des lettres dictées et mettre en page des rapports et des lettres produits sur ordinateur; préparer des feuilles de calcul; préparer des documents à réviser.
• Effectuer des fonctions administratives financières comme la facturation, le rapprochement de comptes, la production de rapports de fin de mois, la surveillance, le traçage et le traitement de demandes de remboursement pour des dépenses de déplacement, des factures, des réquisitions, des dépôts, des reçus, des remboursements de fonds d’enrichissement, etc.
• Participer à la planification d’événements spéciaux en réservant les locaux, invitant des conférenciers, commandant les services de traiteur, réservant l’équipement audiovisuel, gérant les inscriptions, etc.
• Tenir des systèmes de classement à l’ordinateur et sur papier.
• Gérer des projets spéciaux à la demande du chef de la division, notamment coordonner des activités, organiser des événements, préparer des rapports, etc.
• Commander des fournitures lorsque nécessaire.
• Accomplir d’autres tâches à la demande du superviseur.

QUALIFICATIONS

• Vérification du casier judiciaire (Essentiel)
• Diplôme dans un domaine pertinent (Essentiel)
• Expérience pertinente d’environ 12 mois (Essentiel)
• Connaissance de la terminologie médicale (Préférable)
• Excellente connaissance de la terminologie clinique (Essentiel)
• Bilinguisme (français et anglais) (Préférable)
• Sens solide du jugement, capacité d’établir des priorités et de les modifier au besoin (Essentiel)
• Capacité d’anticiper les besoins ainsi que de planifier et prioriser son travail (Essentiel)
• Capacité de prendre des initiatives et de travailler en autonomie sous une supervision minimale (Essentiel)
• Capacité d’effectuer plusieurs tâches simultanément et de les terminer dans les délais fixés (Essentiel)
• Excellentes compétences en organisation (Essentiel)
• Bon sens du détail (Essentiel)
• Sens de la discrétion et respect profond de la confidentialité (Essentiel)
• Capacité de communiquer de façon professionnelle, efficace et concise (verbalement et par écrit) (Essentiel)
• Connaissance complète de MS Office (traitement de texte, feuilles de calcul, présentations, courriel) (Essentiel)
• Connaissance pratique de la boîte vocale, de la photocopieuse et du télécopieur à fonctions diverses (Essentiel)

* L’expérience et la formation formelle alliées à un rendement manifeste pourront remplacer les diplômes requis.

* Veuillez noter que vous serez représenté.e par le Syndicat de la fédération ontarienne des travailleurs de la santé, UIJAN Local 3000.

CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous sommes engagés à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifiés.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à jobs@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées à une entrevue.

 

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