Description

POSITION SUMMARY

Under the direction of the Pediatric Program Director, the Pediatrics Program Coordinator leads, oversees and supports the implementation of Pediatric Residency Program in the Department of Pediatrics. They lead a variety of initiatives pertaining to postgraduate medical education of pediatric residents. As Program Coordinator, you will collaborate with faculty, trainees and administrative coordinators to the Pediatric Residency Program in the Department of Pediatrics at the Children’s Hospital of Eastern Ontario. Drawing upon your outstanding organizational skills and attention to detail, you will serve as a central facilitator, frequently liaising with trainees and fostering relationships with internal and external stakeholders.

POSITION DESCRIPTION

• Is the central point of contact for general academic inquiries
• Leads, coordinates and supports the implementation of a variety of administrative activities such as:
• Identifies and analyzes concerns with the program and provide recommendations
• Investigates questions and resolves issues concerning the program, curricula, and admissions
• Collect, analyze, and summarize information relevant to the decision- making process
• Update and maintain confidential files and records
• Handles sensitive materials in accordance with established policies
• Prioritizes tasks to be completed across multiple projects and assignments
• Coordinates access to the iLearn Pediatric database
• Manages and maintains electronic files
• Administers and maintains:
• Contract Information
• Membership Registrations
• University of Ottawa forms (4026A, Filters and Citers)
• Letters of Good Standing, etc.
• Under the direction of the Program Director oversees, manages and implements a variety of program initiatives such as:
• Research days, Academic half days, Rounds
• Canadian Resident Matching Service (CaRMS)
• Objective Structured Clinical Examination (OSCE) and other program exams
• Events and Retreats
• Supports the Pediatric Program Director with managing the program budget and approves expenditures
• Is the expert/super user for our Medical Education Management database (One45) and/or the integrated learning and teaching platform at the University of Ottawa (Elantra)
• Day to day oversight of the Pediatric Administrative Assistant and Pediatric Administrative Staffing Coordinator
• Prepares, distributes and/or reviews reports to stakeholders (uOttawa, DPA Finance, etc.)
• Schedule, coordinate and participate in a variety of program committees meetings
• Other duties as assigned

QUALIFICATIONS

• Police Record Check (PRC) (Essential)
• Post-Secondary Diploma in the office or medical administration field (Essential)
• Minimum of three (3) years of Program Administration experience (Essential)
• Knowledge and experience with postgraduate and undergraduate medical training programs (Essential)
• Knowledge and/or experience collaborating with multiple stakeholders including the University of Ottawa (Preferred)
• Ability to adapt to changing priorities, set work priorities, multi-task, work under pressure and meet deadlines in a fast-paced environment. (Essential)
• Highly Effective oral and written communication skills (Essential)
• Build and maintain relationships (Essential)
• Flexible and solutions oriented (Essential)
• Ability to exercise considerable sound judgment on a daily basis and work independently and as a team, in a complex environment. (Essential)
• Ability to work independently and in a team environment (Essential)
• Advanced knowledge of Microsoft office software (O365) (Essential)
• Bilingualism (French/English) (Preferred)

Should the applicant require any accommodations during the application process please notify Human Resources as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

Interested candidates should submit a cover letter of interest and curriculum vitae to DPAHR@cheo.on.ca.

We thank all applicants for their interest. However, only those invited for an interview will be contacted.

RÉSUMÉ DU POSTE

Sous la direction du directeur du programme pédiatrique, le coordonnateur ou la coordonnatrice du programme de résidence en pédiatrie dirige, supervise et appuie la mise en œuvre du programme de résidence en pédiatrie du Service de pédiatrie. Il ou elle dirige diverses initiatives relatives à la formation médicale postdoctorale des résidents en pédiatrie. En tant que coordonnateur ou coordonnatrice du programme, vous collaborez avec le corps professoral, les stagiaires et les coordonnateurs administratifs du programme de résidence en pédiatrie du Service de pédiatrie du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario. En vous appuyant sur vos compétences organisationnelles exceptionnelles et votre souci du détail, vous agirez en tant que facilitateur central en établissant fréquemment des liens avec les stagiaires et en favorisant les relations avec les intervenants internes et externes.

DESCRIPTION DU POSTE

• Il s’agit du point central de contact pour les demandes de renseignements générales
• Dirige, coordonne et appuie la mise en œuvre d’une variété d’activités administratives telles que :
• Cerne et analyse les préoccupations concernant le programme et formule des recommandations
• Examine les questions et résout les problèmes concernant le programme, le programme d’études et les admissions
• Recueillie, analyse et résume l’information pertinente au processus de décision
• Met à jour et maintient des fichiers et des dossiers confidentiels
• Gère des documents sensibles conformément aux politiques établies
• Hiérarchise les tâches à accomplir pour plusieurs projets et affectations
• Coordonne l’accès à la base de données iLearn Pediatric
• Gère et maintient les fichiers électroniques
• Administre et maintient :
• l’information sur les contrats
• les inscriptions des membres
• les formulaires de l’Université d’Ottawa (4026A, Filters and Citers)
• les lettres d’attestation de conformité, etc.
• Sous la direction du directeur du programme, supervise, gère et met en œuvre une variété d’initiatives du programme telles que :
• les Journées de recherche, les Demi-journées académiques, les Rondes
• le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS)
• l’Examen clinique objectif structuré (ECOS) et d’autres examens de programme
• les événements et les séances de réflexion
• Soutient le directeur du programme pédiatrique en gérant le budget du programme et en approuvant les dépenses
• Agit comme expert ou super utilisateur de notre base de données de gestion de la formation médicale (One45) ou de la plateforme d’apprentissage et d’enseignement de l’Université d’Ottawa (Elantra)
• Supervision quotidienne de l’adjoint administratif en pédiatrie et du coordonnateur administratif de la dotation en pédiatrie
• Prépare, distribue ou révise les rapports allant aux intervenants (uOttawa, Finances du Service de pédiatrie, etc.)
• Planifie et coordonne diverses réunions des comités de programmes et y participe
• Effectue d’autres tâches, selon les besoins

QUALIFICATIONS

• Vérification de casier judiciaire (VCJ) (Essentiel)
• Diplôme d’études postsecondaires en bureaucratique ou dans un domaine de l’administration médicale (Essentiel)
• Minimum de trois (3) ans d’expérience en administration de programme (Essentiel)
• Connaissance et expérience des programmes de formation médicale postdoctorale et de premier cycle (Essentiel)
• Connaissance et expérience de collaboration avec plusieurs intervenants, y compris l’Université d’Ottawa (Privilégié)
• Capacité à s’adapter à des priorités sans cesse changeantes, à établir des priorités de travail, à effectuer le multitâches, à travailler sous pression et à respecter les délais dans un environnement à rythme trépidant. (Essentiel)
• Compétences en communication orale et écrite très efficaces (Essentiel)
• Établir et entretenir des relations (Essentiel)
• Flexible et orienté vers les solutions (Essentiel)
• Capacité à faire preuve d’un bon jugement au quotidien et à travailler de façon autonome et en équipe, dans un environnement complexe. (Essentiel)
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe (Essentiel)
• Connaissance avancée des logiciels Microsoft Office (O365) (Essentiel)
• Bilinguisme (français/anglais) (Privilégié)

Si vous nécessitez des mesures d’adaptation durant le processus de demande d’emploi, veuillez en informer les Ressources humaines, conformément à la Loi de l’Ontario sur l’accessibilité pour les personnes handicapées.

Les candidats intéressés sont invités à soumettre par courriel une lettre de motivation et un curriculum vitae à : DPAHR@cheo.on.ca.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; cependant, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui seront convoqués à une entrevue.

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