Description

POSITION SUMMARY

The Patient Service Clerk schedules patient appointments and registers patients; prepares patient charts; maintains patient lists; verifies billing slips; maintains inventory and performs other clerical tasks. 

MAIN RESPONSIBILITIES

Patient Registration:

• Create new patient profiles in EPIC
• Patient registration in Cadence (Epic Hyperspace) in accordance to registration standards

Referral Management

• Input electronic referrals in Epic Referral Management and update referrals according to triage
• Scan referrals into Epic with appropriate naming convention

Patient Scheduling

• Schedule new patients from workqueues according to priority and wait times.
• Schedule return patients from recall list and follow-up workqueues according to required follow-up date
• Schedule interpreters for families as required
• Schedule clinic orders and manage order workqueues

Clinic check-ins

• Greet patient and parent(s). Verify demographic information in accordance to registration procedures.
• Interpret MOH Eligibility and make updates in patient record accordingly
• Collect self-pay payment and complete Fee For Service form
• Collect fees as required

Clinic check-outs

• Complete check-outs and schedule follow up appointments or put patients on recall lists/ workqueues

Monitoring patient lists and workqueues

• Monitor all workqueues and recall lists associated within primary area of work to ensure quality and advise supervisor of outliers and changes to the waitlist
• In consultation with clinical staff , implement visit cancellation and rebooking,

Patient and family centered care

• Receive incoming telephone calls and respond to patient inquiries. Contact clinic physicians, nurses and allied health team members as appropriate to manage inquiries.
• Communication with clinical team through Inbasket
• Telephone communication and telephone messaging within CHEO established policies/procedures
• Telephone pre-visit screening for infection control
• Utilize Epic to notify clinicians of patient arrival
• Appointment confirmation and follow-up from automated system
• Patient/family direction and public relation
• Direct patients/families to a designated location within the hospital

Supporting clinic operations

• Request patient files from medical records, as appropriate.
• Ensure that progress notes and sheets are available and stamped with the right date, where required.
• Pick up patient charts in medical records on a daily basis, where required. Ensure that all charts are available and request missing ones.
• Maintain an inventory of stock.
• Maintain filing. Ensure orders with notes are filed.  Locate old charts as appropriate.
• Maintenance and ordering of clinic supplies.
• Facilitation of clerical duties related to equipment repairs including filling of special form and taking the equipment to the appropriate location
• Retrieve labels for specimens.

Training and Orientation

• Orientation of volunteers
• Orientation of clerical staff to clinics and on Epic

Adherence to policies, procedures and standards

• Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.
• Perform work in accordance to CHEO privacy and confidentiality policies
• Perform work in accordance to Epic training and documented standards
• Attend staff meetings when scheduling allows and review circulated minutes
• Perform other related duties as assigned by supervisor.

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check (Essential)
• Secondary School Graduation Diploma (Essential)               
• Bilingualism (English/French) (Essential)
• Approximately 6 months of related experience (Essential)
• Knowledge of computer software (Epic, Sunrise, Outlook,) (Essential)
• Experience working in a clinical environment live on Epic Ambulatory (Preferred)
• Experience in patient registration using Cadence (Epic) (Preferred)
• Experience in creating, editing, scanning and scheduling referrals (Preferred)
• Experience in managing order workqueues (Preferred)
• Experience in patient check outs including follow ups and recall management (Preferred)
• Experience using inbasket communication in Epic (Preferred)
• Ability to ensure timely completion of tasks by adjusting priorities as required (Essential)
• Ability to adapt to changes to meet organizational requirements (Essential)
• Communicate effectively and concisely, both orally and in writing  (Essential)
• Deal effectively with internal and external customers (Essential)

OFHCW –  * Please note you will be represented by the Laborers  International Union of North America , (LiUNA).

Should the applicant require any accommodations during the application process please notify Human Resources as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Le ou la commis des services aux patients inscrit les patients et leur fixe des rendez-vous. Il ou elle prépare les dossiers des patients, met à jour les listes de patients, vérifie les fiches de facturation, renouvelle les stocks et effectue d’autres tâches de bureau.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Inscription des patients :

• Créer de nouveaux profils de patients dans EPIC
•  Inscription des patients dans Cadence (Hyperespace de EPIC) conformément aux normes d’inscription

Gestion des demandes de services

•  Saisir les demandes de services électroniques dans Epic et mettre à jour ces demandes de services selon le triage
• Numériser les demandes de services dans Epic selon la convention d’attribution de nom appropriée

Rendez-vous des patients

• Attribuer des rendez-vous aux nouveaux patients des files d’attente selon la priorité et les temps d’attente
• Attribuer des rendez-vous aux patients qui reviennent à partir de la liste de rappel et des files d’attente pour des suivis selon la date de suivi requise
• Planifier les services d’interprétation pour les familles au besoin
• Planifier les commandes de la clinique et gérer les files d’attente des commandes

Inscription à la clinique

• Accueillir les patients et leurs parents. Vérifier les informations démographiques conformément aux procédures d’inscription
• Interpréter les conditions d’admissibilité du ministère de la Santé et mettre à jour les dossiers des patients en conséquence
• Collecter les auto-paiements et remplir le formulaire relatif aux frais de service
• Recueillir les frais au besoin

Sorties de la clinique

• Compléter les sorties et planifier les rendez-vous de suivi ou mettre les patients sur des listes de rappel/des listes d’attente

Surveiller les listes de patients et les files d’attente

• Surveiller toutes les files d’attente et les listes de rappel associées au domaine de travail principal afin de garantir la qualité et d’informer le superviseur des cas particuliers et des modifications apportées à la liste d’attente
• En consultation avec le personnel clinique, mettre en œuvre les annulations et changements de rendez-vous

Soins centrés sur le patient et la famille

• Recevoir les appels téléphoniques entrants et répondre aux demandes des patients. Communiquer avec les médecins de la clinique, les infirmières, infirmiers et les membres de l’équipe paramédicale, selon le cas, pour gérer les demandes de renseignements
• Communiquer avec l’équipe clinique par la boite d’arrivée du courrier
• Communiquer par téléphone ou messagerie téléphonique dans le cadre des politiques/procédures établies de CHEO
• Effectuer par téléphone un filtrage avant la visite pour le contrôle des infections
• Utiliser Epic pour informer les cliniciens de l’arrivée du patient
• Confirmer les rendez-vous et effectuer un suivi à partir d’un système automatisé
• Diriger les patients/familles et gérer les relations publiques
• Diriger les patients/familles vers des endroits précis dans l’hôpital

Soutenir les opérations de la clinique

• Demander les dossiers des patients aux archives médicales, le cas échéant
• S’assurer que les notes de progrès et les feuilles sont disponibles et sont estampillées de la bonne date, le cas échéant
• Prendre au quotidien les dossiers des patients aux archives médicales, si nécessaire. S’assurer que tous les dossiers sont disponibles et demander ceux qui manquent
• Maintenir un inventaire des stocks
• Maintenir des dossiers. S’assurer que les commandes et notes sont classées. Localiser les anciens dossiers, le cas échéant
• Maintenir et commander les fournitures de la clinique
• Faciliter l’exécution des tâches de bureau liées à la réparation du matériel, notamment remplir des formulaires spéciaux ainsi que la livraison du matériel au lieu approprié
• Récupérer les étiquettes pour les prélèvements

Formation et orientation

• Orientation des bénévoles
• Orientation du personnel de bureau sur les cliniques et sur Epic

Respecter les politiques, procédures et normes

• Accomplir le travail conformément à la Loi sur la santé et la sécurité au travail et à son Règlement ainsi qu’à toutes les politiques et procédures de CHEO et de ses services en matière de santé et de sécurité au travail
• Accomplir son travail conformément aux politiques sur la confidentialité des renseignements personnels de CHEO
• Effectuer les tâches conformément à la formation sur Epic et aux normes documentées
• Assister aux réunions du personnel lorsque le calendrier le permet et examiner les procès-verbaux distribués
• Accomplir d’autres tâches à la demande du superviseur. 

QUALIFICATIONS

• Vérification du casier judiciaire (Essentiel)
• Diplôme d’études secondaires (Essentiel)
• Bilinguisme (français et anglais) (Essentiel)
• Environ 6 mois d’expérience dans un environnement connexe (Essentiel)
• Expérience de travail dans un milieu clinique qui utilise Epic Ambulatory (Préférable)
• Compétences en informatique (Epic, Sunrise, Outlook) (Essentiel)
• Expérience de l’inscription des patients en utilisant Cadence (Epic) (Préférable)
• Expérience de la création, la modification, le scanning et l’établissement des horaires des patients référés (Préférable)
• Expérience de la gestion des ordres de priorité de commandes (Préférable)
• Expérience de la gestion des congés des patients y compris les suivis et la gestion des rappels (Préférable)
• Expérience de l’utilisation de la boite d’arrivée du courrier dans Epic (Préférable)
• Capacité d’assurer l’exécution rapide de tâches en modifiant ses priorités comme exigées (Essentiel)
• Capacité de s’adapter aux changements afin de satisfaire les besoins de l’organisme (Essentiel)
• Communiquer d’une manière efficace et concise, autant verbalement que par écrit (Essentiel)
• Traiter efficacement avec les clients de l’interne et de l’extérieur. (Essentiel)

Veuillez noter que vous serez représenté.e par le Syndicat de la fédération ontarienne des travailleurs de la santé, LIUNA-UIJAN Local 1110.

Si le candidat ou la candidate requiert des accommodements lors du processus de candidature, veuillez en avertir les Ressources humaines en vertu de la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.

Veuillez vous connecter à l’aide de votre compte courriel et de votre mot de passe pour postuler à un emploi. Si vous n’avez pas encore de compte, veuillez cliquer sur le lien intitulé «Vous n’avez pas encore de compte?» que vous trouverez à la page d’ouverture de session. Veuillez noter que tous les candidats devront créer un compte afin de pouvoir postuler à des emplois.